Kopje ICThee – Aflevering 1 – Vaste telefonie: erfenis op je bureau of slimme business tool?

Door NiceCloud · Leestijd 5 minuten · Vaste telefonie, Microsoft Teams, KPN

Op de meeste bureaus staat hij nog steeds. Het vaste telefoontoestel. Een paar jaar geleden ingericht, sindsdien zelden iets aan veranderd. Stof verzamelend tussen het toetsenbord en de plant. Functioneel toen het ingericht werd, maar past het nog bij hoe jouw bedrijf nu werkt?

Want sinds die toestellen daar zijn neergezet, is er nogal wat veranderd. Hybride werken. Mobiele bereikbaarheid. Microsoft Teams als dagelijkse werkomgeving. Het toestel op je bureau is meebewogen met geen van deze ontwikkelingen.

In de eerste aflevering van Kopje ICT spreken Ron Lourens en Johan over vaste telefonie. Over wat er nog wel werkt, wat er beter kan, en hoe je je vaste nummer gewoon kunt afhandelen via Teams. Lees mee, of bekijk de hele aflevering hieronder.

Erfenis op het bureau

Veel bedrijven hebben hun vaste telefonie ooit ingericht en daarna nooit meer kritisch bekeken. De toestellen staan er, ze doen het, en zolang ze het blijven doen, blijft het zoals het is.

Maar dat is precies het probleem. Een inrichting van een paar jaar geleden is gebaseerd op standaarden van toen, op prijsniveaus van toen, en op de manier van werken van toen. Sindsdien is er veel veranderd, maar de telefonie staat stil.

Die toestellen staan op het bureau, dus het voelt soms meer als een soort erfenis dan dat het bijdraagt aan hun business.

Ron Lourens

De vraag is niet of die telefoons nog werken. De vraag is of ze nog passen bij hoe jouw bedrijf vandaag werkt. En of jullie er niet onnodig veel voor betalen.

Hybride werken vraagt om meer dan een toestel op je bureau

De wereld werkt allang niet meer alleen op kantoor. Mensen schakelen door de week heen tussen thuis, kantoor en onderweg. Bereikbaar zijn betekent niet meer: zitten achter een bureau met een vast toestel binnen handbereik.

Het toestel dat ooit logisch was, functioneert vandaag niet meer in deze realiteit. Wie thuiswerkt mist het, wie onderweg is mist het, en wie wel op kantoor is, gebruikt steeds vaker zijn mobiel of Teams in plaats van het vaste toestel.

Toch wil je als bedrijf bereikbaar blijven op je vaste nummer. Dat is wat klanten kennen. Dat is wat in jouw e-mailhandtekening staat. De vraag is hoe je dat oplost zonder vast te hangen aan een toestel dat steeds minder vaak wordt opgenomen.

Vaste telefonie binnen Microsoft Teams

Het antwoord ligt bij iets dat de meeste bedrijven al gebruiken: Microsoft Teams. Sinds ongeveer tweeënhalf jaar heeft KPN een directe koppeling met Teams gemaakt, op databaseniveau, via het PSTN-netwerk.

Wat dat in de praktijk betekent: je vaste nummer wordt onderdeel van Teams. Inkomende oproepen op je vaste nummer komen binnen in Teams, of dat nu op je laptop, je mobiel of een speakerpoint op kantoor is. Uitgaande gesprekken vanuit Teams gaan ook via je vaste nummer naar buiten.

Geen apart toestel meer nodig. Wel dezelfde bereikbaarheid op hetzelfde vertrouwde nummer. En dat alles binnen de werkomgeving die jouw mensen al de hele dag gebruiken.

Waarom je vaste nummer nog steeds telt

Op het eerste gezicht klinkt het wellicht overbodig: een vast nummer in een mobiele wereld. Maar dat nummer doet meer dan alleen een gesprek faciliteren. Het is onderdeel van de identiteit van je bedrijf.

Een vast nummer met een herkenbaar netnummer laat zien waar je gevestigd bent. Het geeft een gevoel van vestiging, van duurzaamheid, van bereikbaarheid. Klanten herkennen het. Het staat in hun telefoon opgeslagen. Het staat in de mailwisselingen van afgelopen jaren.

Het geeft een identiteit. Het laat zien waar je vandaan komt. En dat is een boodschap van vertrouwen en betrouwbaarheid. Dat is belangrijk als bedrijf om uit te stralen.

Ron Lourens

Het vaste nummer afschaffen is voor de meeste bedrijven dus geen optie. Het slim integreren in de huidige werkomgeving wel.

Bereikbaarheid is een visitekaartje

Er is nog iets fundamentelers dan technologie of werkstijl: bereikbaarheid is een visitekaartje. Wat gebeurt er als een klant of leverancier jouw vaste nummer belt en de telefoon wordt niet opgenomen?

Niet veel goeds, in de meeste gevallen. Een onbeantwoord gesprek roept vragen op. Is het bedrijf nog actief? Werkt er nog iemand? Moet ik het ergens anders proberen?

Als jij zegt: ik ben bereikbaar op dit nummer, en als mensen daar naartoe bellen en ze horen niets, dan zeggen ze: wat is er met dat bedrijf aan de hand? Dat straalt echt af op je eigen business.

Ron Lourens

Telefonie is geen ondersteunende dienst die op de achtergrond mag stil staan. Telefonie is onderdeel van hoe klanten jouw bedrijf ervaren. Het moet werken, altijd, voor iedereen die belt.

Wat het oplevert om opnieuw te kijken

Naast werkbaarheid en bereikbaarheid is er nog een reden om kritisch te kijken naar je huidige inrichting: kosten. Een opzet van een paar jaar geleden is meestal gebaseerd op prijsniveaus van toen.

Vaak komen er dan onverwachte besparingsmogelijkheden in beeld. Toestellen die niemand meer gebruikt maar nog wel in het contract staan. Dubbele kosten omdat sommige mensen zowel een vast als een mobiel toestel hebben. Verouderde tariefstructuren die niet meer marktconform zijn.

Als je opnieuw kijkt naar je inrichting valt er meestal wat te besparen. Niet alleen prijsniveaus, maar ook gewoon het weghalen van toestellen.

Ron Lourens

Het inzichtelijk maken van de huidige inrichting kost een uurtje. Het levert vaak structureel maandelijks rendement op.

Wat NiceCloud doet

NiceCloud combineert twee dingen die voor zakelijke telefonie essentieel zijn. De stabiliteit en betrouwbaarheid van een partner als KPN, en de meedenkkracht van een lokale ICT-partner die jouw bedrijf kent.

In een kopje ICT met Ron kijken we naar je huidige inrichting, naar wat past bij hoe jullie nu werken, en naar wat er logischer of voordeliger kan. Geen verkooppraatje, wel een eerlijke blik.

Plan een kopje ICThee