Kopje ICThee – Aflevering 2 – AI in je bedrijf: pak de regie voor het misgaat

Door NiceCloud · Leestijd 6 minuten · Microsoft Copilot, AI-strategie

Eigenlijk Johan, denk ik dat ieder bedrijf al begonnen is met AI te gebruiken, of in ieder geval zijn medewerkers. En dat is ook het gevaar. Zonder regie beginnen met AI, dat is niet wat je wil. En dan is het wachten op ongelukken.

Ron Lourens

Ieder bedrijf is al begonnen met AI. Of in ieder geval zijn medewerkers. ChatGPT staat open op laptops, prompts worden gevuld met klantdata, offerteteksten worden gegenereerd. Allemaal zonder dat het management er weet van heeft, en zonder duidelijke kaders.

Dat is geen kwade wil. Dat is gewoon hoe mensen werken: ze zoeken sneller, slimmer, efficiënter. Het probleem zit niet in het gebruik. Het probleem zit in het ontbreken van regie.

In deze aflevering van Kopje ICThee spreken Ron Lourens en Johan over Microsoft Copilot, AI binnen het MKB, en waarom regie pakken vandaag al op de agenda hoort te staan. Lees mee, of bekijk de hele aflevering hieronder.

De hype is voorbij. Nu komt het werk.

Twee jaar geleden kwam AI groot in het nieuws. Iedereen verwachtte dat alles binnen een jaar op zijn kop zou staan. Dat is niet gebeurd. De hype is voorbij, en we zijn beland in een fase waarin AI niet meer interessant is omdat het nieuw is, maar omdat het werkt.

Twee jaar geleden kwam AI groot in het nieuws. Die hype is een beetje voorbij. Nu ga je zien dat je het echt kan toepassen.

Ron Lourens

De vraag is niet langer of AI iets voor jouw bedrijf is. De vraag is hoe je het toepast op een manier die je organisatie sneller en veiliger maakt, in plaats van rommeliger en risicovoller.

Jouw medewerkers gebruiken al AI, of je het nu weet of niet

Een rondvraag op de werkvloer levert meestal dezelfde uitkomst op. Marketing zet ChatGPT in voor LinkedIn-posts. Sales laat offerteteksten herschrijven. Administratie gebruikt AI om vergaderingen samen te vatten. Soms gebeurt dat met de gratis versie van een publieke AI-tool, ingelogd via een privé-account.

En dat is meestal geen probleem. Tot het wel een probleem wordt.

Want zonder kaders raakt bedrijfsdata in tools waar je geen controle over hebt. Klantnamen, offertes, contracten en interne documenten worden via prompts ingevoerd in platforms die deze data opslaan, gebruiken voor training, of in een latere release tonen aan andere gebruikers. En jij hoort er pas van als er iets misgaat.

Wordt er al niet heel veel geknipt en geplakt met die data? Gaat het al niet dat mensen denken zelf al met AI bezig te gaan? Het belang om AI op je agenda als bedrijf te hebben staan is daarmee heel groot.

Ron Lourens

Microsoft Copilot: AI binnen jouw eigen omgeving

Microsoft Copilot werkt fundamenteel anders dan publieke AI-tools zoals ChatGPT, Gemini en Claude. Copilot draait binnen jouw Microsoft 365 omgeving. Hij gebruikt jouw data, respecteert jouw rollen en rechten, en deelt niets buiten jouw tenant.

Concreet betekent dat:

• Copilot kijkt alleen naar data binnen jouw Microsoft-omgeving, niet naar de hele wereld.
• Antwoorden komen uit jouw bestanden, mails, agenda’s en bedrijfsdocumenten.
• Bestaande rollen en rechten worden gerespecteerd. Wie geen toegang heeft tot een document, krijgt er via Copilot ook geen antwoord uit.
• Data verlaat je tenant niet. Niet voor training, niet voor andere gebruikers, niet voor analyse.

Microsoft noemt dit secure by design. Bij publieke AI-tools moet je expliciet uitzetten dat data wordt gedeeld. Bij Microsoft is dat de standaardinstelling.

Microsoft Copilot deelt niet buiten jouw Microsoft tenant om. Net zoals jouw e-mail wordt ook niet gedeeld met alles en iedereen in de wereld.

Ron Lourens

Voordat je begint: de basis op orde

AI-adoptie binnen je bedrijf begint niet bij het aanzetten van Copilot. Het begint bij weten waar je data staat.

In de praktijk is dat vaker een blinde vlek dan je zou denken. Bestanden staan deels lokaal, deels in SharePoint, deels in een gedeelde OneDrive en deels in losse SaaS-applicaties. Welke data waar staat, wie er toegang toe heeft, en hoe die data wordt gebruikt, dat is bij veel MKB-bedrijven niet helder gedocumenteerd.

Voor AI maakt dat uit. Copilot kan alleen waarde leveren als hij de juiste data tot zijn beschikking heeft, op de juiste plek, met de juiste rechten. Een audit van de data-inrichting is daarom geen overbodige stap, maar het fundament onder een succesvolle AI-implementatie.

Drie fases naar AI-adoptie

Een bruikbare manier om AI-adoptie binnen je bedrijf te plannen is het opdelen in drie fases. Niet om alles tegelijk te doen, maar om stap voor stap volwassenheid op te bouwen.

Fase 1: Tegenaan chatten

De makkelijkste manier om met Copilot te beginnen, is hem inzetten voor concrete taken die medewerkers nu al doen. Een mail samenvatten. Een PowerPoint opzetten op basis van een bestaand document. Een vergadernotitie destilleren uit een Teams-meeting. Een eerste versie van een offerte schrijven.

Deze fase is laagdrempelig. De winst is directe tijdsbesparing, en je leert als organisatie hoe Copilot reageert op jouw manier van vragen stellen.

Fase 2: Werken met agents

Een agent is een vooraf ingerichte AI die een specifieke taak uitvoert. Een sales-agent die de pipeline bijhoudt en je ‘s ochtends een statusupdate geeft. Een administratie-agent die afwijkingen in inkomende facturen signaleert. Een agent die offerteteksten voorbereidt op basis van eerdere afspraken met een klant.

Agents werken binnen je Microsoft-omgeving en hebben toegang tot dezelfde data als jouw medewerkers, mits de rechten dat toelaten. Het is alsof je een virtuele collega aan je team toevoegt die nooit ziek is, geen koffie drinkt en altijd hetzelfde proces volgt.

Een virtuele collega die een specifieke taak uit kan voeren. Dat is wat Copilot heel sterk kan.

Ron Lourens

Fase 3: Koppelingen met je andere systemen

De derde fase is maatwerk. Je legt koppelingen tussen Copilot en je andere bedrijfssystemen: je ERP, je financiële boekhouding, je planningssoftware. Hierdoor wordt Copilot een centrale werkomgeving die data uit verschillende bronnen combineert tot één antwoord.

Deze fase vraagt meer voorbereiding, en is meestal pas relevant als de eerste twee fases lopen en je organisatie weet wat ze van AI verwacht.

Strategie en regie

De rode draad in deze drie fases is geen technologie, maar regie. Wie als bedrijf bewust kiest voor een fase-aanpak, weet wat hij doet, weet waarom, en weet wat de volgende stap is.

Dat is een wezenlijk verschil met de huidige praktijk in veel bedrijven, waar AI vooral wordt gebruikt zonder dat het management er weet van heeft.

Strategie en regie. Je weet als organisatie: we zijn stappen aan het maken. We hebben een stip op de horizon waar we naartoe werken.

Ron Lourens

AI op de agenda zetten kan vandaag al. Voor minder dan 10 euro per gebruiker per maand kun je Microsoft Copilot toevoegen aan je bestaande Microsoft 365 omgeving. Geen langlopend contract, geen complexe implementatie. Wel een eerste stap richting regie.